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Telefonverzeichnis PH Karlsruhe
HINWEISE FÜR DIE WIRTSCHAFTLICHE NUTZUNG DER FERNSPRECHEINRICHTUNG
1.Ferngespräche
1.1Ferngespräche sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
1.2Ferngespräche sind:
- gründlich vorzubereiten (z.B. benötigte Unterlagen/Akten bereitlegen) und
- kurzzufassen.
1.3Die Verbindungen sind grundsätzlich ohne Beteiligung der Telefonzentrale selbst herzu- stellen (Selbstwahl).
1.4Sind Durchwahl- und Querverbindungsnummern bekannt, so verwenden Sie bitte diese.
1.5Wartezeiten sind zu vermeiden. Abwesende Gesprächsteilnehmer sollen möglichst nicht herbeigerufen werden; in der Regel ist es zweckmäßiger, unter Angabe des Zeitpunkts erneut anzurufen oder um Rückruf zu bitten.
1.6Bei längerer Abwesenheit (z.B. Urlaub) wird gebeten, die Anrufumleitung auf die Nebenstelle des Vertreters bzw. der Sekretärin zu aktivieren.
2.Privatgespräche
2.1Privatgespräche dürfen von Fernsprechanschlüssen in Diensträumen nur in dringenden Fällen geführt werden. Die Privatgespräche dürfen den Dienstbetrieb nicht beeinträchtigen.
2.2Telefonsonderdienste/Telefonansagen, z.B. Zeit- und Programmansagen, Börsen- und Wetterberichte, Fernsprechauftragsdienste etc. dürfen nicht in Anspruch genommen werden.
2.3Alle privaten Ferngespräche sind mit der Kennziffer 80 (statt mit 0) zu wählen.
2.4Nach Zuleitung einer entsprechenden Einzelauswertung sind die Kosten für private Gespräche innerhalb von 10 Tagen unaufgefordert bei der Zahlstelle zu bezahlen.
3.Gebührenerfassung, Gebührenkontrolle
3.1Bei allen über die Amtsleitungen geführten Nah- und Ferngesprächen werden folgende Daten erfasst und gespeichert:
Name, Rufnummer der Nebenstelle, Organisationseinheit, Tag, Uhrzeit, externe Rufnummer, Gesprächsdauer, Einheiten und Kosten.
3.2Die Aufzeichnungen werden monatlich mit Hilfe der EDV ausgewertet.
Die Daten werden in Vollzug des § 63 Absatz 5 LHO zum Einzug der für Privatgespräche nach Nr. 39 der Dienstanschlußvorschriften zu erstattenden Gebühren und in Vollzug des § 7 Absatz 1 LHO zur Überwachung der Gesprächsdisziplin benötigt.
3.3Nach den Richtlinien des Finanzministeriums ist zur Sicherstellung einer sparsamen Verwendung von Haushaltsmitteln und als Unterlage für eine spätere Rechnungsprüfung für alle dienstlichen Gespräche, für die 10 € und mehr angefallen sind, von den Bediensteten, die die Gespräche geführt haben, nachträglich schriftlich zu begründen, weshalb ein so langes Ferngespräch erforderlich war.
Hierzu erhält der/die Bedienstete nach Monatsende eine Gesprächsaufzeichnung der Telefonzentrale zugeleitet.
Es ist daher zweckmäßig über entsprechende längere Ferngespräche Aufzeichnungen zu führen.
Die Gesprächsaufzeichnungen geben Sie bitte möglichst umgehend ausgefüllt und unterschrieben wieder an die Telefonzentrale zurück.

gez. Kretz